Agenda

Atenção: disponível para o perfil Administrador e Usuário.

A página Agenda é a ferramenta central de organização de compromissos e automação de notificações do Mediar Conversas. Através dela, é possível realizar o agendamento de consultas, visualizar o cronograma em formato de calendário e configurar réguas de lembretes automáticos via WhatsApp para reduzir o absenteísmo.

Principais funções

• Gestão de consultas: registro detalhado de compromissos com clientes.
• Visualização em calendário: painel mensal para controle visual de datas.
• Lembretes automáticos: configuração de disparos de mensagens com antecedência programada.
• Integração com contatos: vinculação direta com a base de dados do sistema.

Caso de uso

Uma clínica de estética utiliza a Agenda para marcar procedimentos. Ao criar uma "Nova Consulta" para uma cliente na próxima terça-feira, o sistema identifica a regra de lembrete configurada para "24 horas antes" e envia automaticamente uma mensagem pelo canal WhatsApp selecionado, confirmando o horário e diminuindo as faltas não justificadas.

Como acessar a página

No menu lateral, clique no Menu Gestão e selecione a aba Agenda.

Você verá a seguinte tela

A página é dividida em três sub-abas principais: Consultas, Calendário e Lembretes.

Explicação dos campos e ícones (aba Consultas)

• Botão + Nova Consulta: abre o formulário para criar um novo agendamento.
• Título: nome identificador do compromisso.
• Contato: nome do cliente vinculado à consulta.
• Data/Hora: momento exato do início do compromisso.
• Status: indica a situação atual (ex: Pendente, Confirmado, Cancelado).
• Ações (ícones): Lápis para editar os dados da consulta, Lixeira para excluir o agendamento permanentemente.

Detalhamento das funcionalidades

1. Criar uma nova consulta

Ao clicar em "+ Nova Consulta", o sistema exibe um formulário detalhado.

• Título (obrigatório): assunto da consulta.
• Descrição: detalhamento adicional sobre o compromisso.
• Contato: campo de busca para selecionar um contato já cadastrado.
• Nome/Telefone do contato: caso o contato não exista na base, estes campos permitem o preenchimento manual para o envio do lembrete.
• Data e Hora início/fim: definição do período de duração.
• Status: classificação da consulta.
• Observações internas: notas que não são enviadas ao cliente, visíveis apenas para a equipe.

2. Visualização por calendário

A aba Calendário oferece uma visão macro de todos os agendamentos do mês. É possível navegar entre os meses e clicar sobre um evento específico para ver seus detalhes.

3. Configuração de lembretes automáticos

Na aba Lembretes, o administrador define as regras de automação que serão aplicadas a todas as consultas.

• Nome: identificação da regra (ex: Lembrete 24h antes).
• Horas antes do evento: define com quanto tempo de antecedência o sistema deve realizar o disparo.
• Tipo de mensagem: escolha entre "Mensagem de texto" (comum) ou "Template WABA" (para API Oficial).
• Mensagem: campo para escrita do texto. Você pode usar variáveis dinâmicas de nome, data, hora e título da consulta.
• Canal WhatsApp: seleciona por qual conexão a mensagem será enviada.

Funcionamento da automação

O motor de automação do Mediar Conversas realiza uma verificação a cada 15 minutos para identificar consultas que se enquadram nas regras de lembretes configuradas.

• Segurança: o sistema garante que cada lembrete específico (ex: regra de 24h) seja enviado apenas uma única vez por consulta, evitando duplicidade de mensagens para o cliente.
• Status ativo: as regras de lembrete só funcionam se a chave "Ativo" estiver habilitada no cadastro da regra.